Legalización o Apostilla
Todo documento público extranjero precisa legalización para tener validez en España. Los documentos públicos extranjeros para tener validez jurídica en España deben estar legalizados previamente.
Esta legalización se puede realizar de dos formas:
A) Documentos emitidos por países del Convenio de la Haya – Apostilla de la Haya
Si el documento procede de un país que forma parte del Convenio de La Haya, el trámite es mucho más simple (precisa únicamente de un sello por parte de las autoridades correspondientes).
Si procede de estos países, no hará falta realizar el trámite de legalización ordinario, sino que la única formalidad que podrá ser exigida para certificar la autenticidad de la firma será la Apostilla de la Haya.
La apostilla consiste, materialmente, en un sello y firma que se realizan en el país extranjero y dotan de eficacia plena al documento en otro país firmante de La Haya.
B) Documentos emitidos por países fuera del Convenio de la Haya – Legalización
Este procedimiento es el que se aplica a los países que no se han adherido al Convenio de la Haya de 1961 y consiste, en resumen, en la validación de cada una de las autoridades implicadas del documento a título individual. Esta vía exige la estampación, como mínimo, de las siguientes diligencias de legalización:
- Diligencia de legalización, firma y sello de la Oficina consular o Misión Diplomática española. Existen algunos documentos y representaciones diplomáticas autorizadas para eximir de la diligencia de la legalización en el país de origen y acudir directamente a la sección de legalizaciones del MAEC.
- Diligencia de legalización, firma y sello de la Sección de Legalizaciones del MAEC. Pueden legalizarse exclusivamente documentos públicos. Se legalizan tanto los documentos originales como copias auténticas, copias compulsadas y copias notariales.
La legalización actúa sobre el documento completo, por lo que en sí misma no tiene plazo de caducidad, a diferencia de algunos documentos públicos que sí pueden tener fecha de caducidad.
Ejemplo de proceso de legalización de un certificado de carecer de antecedentes penales en China para que tenga validez en España:
- Notario público en China.
- Ministerio de Asuntos Exteriores Chino.
- Sello del Consulado General de España en Shanghai.
Están exentos de legalización los siguientes documentos:
- Documentos académicos presentados en los registros de las embajadas y consulados de España o en el Ministerio de Educación de España.
- Documentos extranjeros que hayan sido legalizados por los consulados o embajadas de España en el extranjero que porten una etiqueta de seguridad (etiqueta transparente).
C) Documentos emitidos por otros Estados miembros de la UE – Exención de Apostilla
En los siguientes casos hay exención de apostilla:
- Los documentos públicos expedidos por un Estado miembro que han de ser presentados ante otro Estado miembro con el objeto de acreditar: nacimiento, defunción, nombre, matrimonio o unión de hecho, divorcio, filiación, adopción, nacionalidad, domicilio o ausencia de antecedentes penales.
- Los documentos públicos que ha de presentar un ciudadano de la UE que reside en un Estado miembro del que no es nacional para ejercer su derecho de sufragio en las elecciones al Parlamento Europeo o municipales.
El resto de documentos deberán ir igualmente apostillados.
Traducción de documentos
Recuerda que, si el documento no está en castellano, deberá ser correctamente traducido. Existen dos opciones:
- La traducción se realiza en el país de origen y se legaliza allí tanto el original como su traducción.
- Se legaliza el documento original y se realiza la traducción en España por un traductor jurado.